SUADİYE DENETİM MALİ MÜŞAVİRLİK LTD. ŞTİ.

Elektronik Fatura Başvuru Rehberi ve Kılavuzu Güncellenmiştir

16 Mar

Elektronik Fatura Başvuru Rehberi ve Kılavuzu Güncellenmiştir

e-Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemlerini entegrasyon usulü ile gerçekleştirmek isteyen mükelleflerin entegrasyon çalışmaları tamamlanana kadar kullanıcı hesapları açılmayacaktır. Yapılan düzenlemeler ile kendilerine belli bir tarihe kadar uygulamaya geçme zorunluluğu getirilen mükelleflerden zorunluluk tarihine kadar entegrasyon çalışmaları tamamlanmayanların Portal hesapları Başkanlığımızca otomatik olarak açılacaktır. Entegrasyon testlerini bir yıl içinde tamamlayamayan  mükellefler,  uygulamayı  e-Fatura  Portalı  üzerinden  kullanmaya  devam  edecekler veya  Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerle anlaşma yapabileceklerdir. Sonraki süreçte entegrasyon çalışmalarını başarıyla tamamlaması halinde e-Fatura Uygulamasını, gerçekleştirdikleri entegrasyon aracılığı ile kullanmaya başlayabilecektir.

Özel Entegrasyon Yöntemi Elektronik Başvurusu

TÜBİTAK-KamuSM tarafından mali mühür sertifikası üretilen ve şifreleri teslim edilen mükelleflerden özel entegratör aracılığıyla e-Fatura uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin kılavuzun “Elektronik Fatura Başvuru Formunun Doldurulması” başlığında anlatıldığı şekilde e-Fatura başvurusunu yaparken Yararlanma Yöntemleri alanından Özel Entegrasyon yöntemini seçmesi gerekmektedir.

Mükellef, Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış kurumlara başvuru yaparak uygulamaya dâhil olabilir. Başkanlıktan özel entegrasyon izni alan kurumlar www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanmaktadır.

e-Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemlerini özel entegratör aracılığıyla gerçekleştirmek isteyen mükelleflerin kullanıcı hesapları özel entegratör tarafından tanımlanana kadar aktive edilmeyecektir. Yapılan yasal düzenlemeler ile kendilerine belli bir tarihe kadar uygulamaya geçme zorunluluğu getirilen mükelleflerden, bu tarihe kadar e-fatura hesapları özel entegratörce aktif edilmeyenlerin, GİB portal  hesapları Başkanlık tarafından aktif edilecektir.

2.3.1   Özel Entegratörlük Kâğıt Başvurusu

Özel entegrasyon izni almak amacıyla Özel Entegrasyon Kılavuzu’nda yer alan açıklamalara uygun bilgi işlem sistemi altyapısını kurarak hazırlıklarını tamamlayan mükelleflerin www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan bilgiler çerçevesinde posta yolu ile  başvuru da bulunması gerekmektedir.

Elektronik Mali Mühür  Başvurusunda   Bulunamayan Kullanıcılar İçin Başvuru Uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin elektronik ortamda mali mühür başvurusu yapması esas olup bu yöntemle başvuru yapılamaması halinde (örn. %100 yabancı ortaklı kurumlar) posta yoluyla da mali mühür başvurusu yapılabilecektir. Elektronik mali mühür başvurusunda bulunamayan söz konusu tüzel kişi mükelleflerin aşağıdaki belgeleri Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı (I) – Gelir İdaresi Başkanlığı (33.Müdürlük) Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Caddesi No:16 06110 Dışkapı / ANKARA adresine göndermeleri gerekmektedir.

Mali Mühür başvurusu için gönderilen belgeler Başkanlığımıza ulaştığında evrakların eksiksiz olması halinde başvuru bilgileri KamuSM’ye iletilir. Sonrasında KamuSM başvuru sürecinde bildirdiğiniz yetkili kişinin e-posta adresine barkod numarası ve mali mühür başvurusunun tamamlanması için bir bağlantı adresi gönderir ve gerekli yönlendirmeler yapılır.

Mali Mühür tesliminin ardından mükelleflerin 2. Bölümdeki bağlantıları kullanarak online e-Fatura veya e-Defter başvurusunu gerçekleştirmesi gerekmektedir.

%100 yabancı ortaklı kurumların, adi ortaklıkların, kooperatiflerin, derneklerin, kollektif şirketlerin vb. kurum ve kuruluşların  mali mühür başvurusu için gönderilecekleri belgeler:

Mali Mühür talebine dair bir dilekçe, Mali Mühür Başvuru Formu ve Taahhütnamesinin doldurulmuş hali (imzalı, kaşeli), (http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/efaturabasvuru/MaliMuhurBasvuruFormuVeTaahhutna mesi.docx)

“Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin imzalı aslı, (http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/efaturabasvuru/ElektronikMaliMuhurSertifikaSahibiTaa hhutnamesi.pdf)

Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneğinin de eklenmesi gerekmektedir.)

Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.

e-Fatura Kullanım Yöntemleri Arası Geçiş

Mükellefler e-Fatura Uygulamasında kullandıkları yöntemi istemeleri halinde ilgili  yönteme  ilişkin  koşulları  yerine  getirmeleri  şartıyla  her  zaman  değiştirebilirler.   Mükellef  Kayıtlı Kullanıcılar arasında yer almaktaysa mevcut yöntemini aşağıdaki bilgiler  doğrultusunda değiştirebilir.

GİB-Portal yönteminden;

Entegrasyon yöntemine geçmek istiyorsa entegrasyon testlerini tamamlaması gerekmektedir.

Özel entegrasyon yöntemine geçmek istiyorsa anlaştığı özel entegratörü kullanıcıyı kendi sistemine bağlayabilir. Sonrasında mükellef e-Fatura sistemini Özel Entegratör Bilgi İşlem Sistemi üzerinden kullanmalıdır. Başkanlığa ayrıca bir bildirimde bulunulmasına gerek yoktur.

Entegrasyon yönteminden;

GİB-Portal yöntemine geçmek istiyorsa mükellefin mevcut durumunun ve talebinin belirtildiği dilekçesinin kaşeli ve imzalı olarak Başkanlığımıza iletilmesi gerekmektedir. Başkanlığın uygun görmesinin ardından yapacağı işlemle birlikte entegrasyon yetkisi kaldırılacak ve GİB-Portali açılacaktır.

Özel entegrasyon yöntemine geçmek istiyorsa mükellefin bir özel entegratör ile anlaşmasının ardından mükellefin özel entegratörü kullanıcıyı kendisine bağlayabilir. Sonrasında mükellef e-Fatura sistemini Özel Entegratör Bilgi İşlem Sistemi üzerinden kullanmalıdır.

Özel entegrasyon yönteminden;

GİB-Portal yöntemine geçmek istiyorsa, özel entegratörü mükellefin hesabını kapattıktan sonra birkaç saat içerisinde GİB-Portali otomatik olarak açılacaktır. Başkanlığa ayrıca bir bildirimde bulunulması gerekmemektedir.

Entegrasyon yöntemine geçmek istiyorsa entegrasyon testlerini tamamlaması gerekmektedir. Testlerin tamamlanmasının ardından özel entegratörü mükellefin hesabını kapatmalıdır. Sonrasında mükellefin  hemen  canlı tanım formunu  yüklemesi  gerekmektedir (aradaki süre içerisinde GİB-Portalinin otomatik olarak açılması söz konusu olabileceğinden işlem hızlı bir şekilde tamamlanmalıdır).

Başvuru Sırasında Yanlış Seçilen Yöntemin Düzeltilmesi

e-Fatura Uygulamasına yapılan başvuru sırasında yanlış bir yöntem seçildiyse ya da seçilen yöntemin değiştirilmesine karar verildiyse Mükellef elektronik başvuru ekranından giriş yapıp tercih ettiği yöntemi seçerek güncellemesini gerçekleştirebilir. (E-Fatura Başvurusu yapmış ancak henüz sisteme dâhil olmamışsa – Kayıtlı Kullanıcılar arasında değilse).

e-Fatura Uygulamasını Kullanmaya Başlama

Uygulamaya yeni kaydolan mükelleflerin, Kayıtlı Kullanıcılar Listesinde ilan edilmelerini izleyen 7 gün içerisinde e-Fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-Fatura göndermeleri zorunlu değildir. e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler hesaplarının açılmasını takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-Fatura göndermek ve almak zorundadırlar.

Buna göre e-fatura uygulamasında 7 günlük kağıt fatura kesebilme süresi hesabının aşağıdaki açıklamalara göre yapılması gerekmektedir;

E-Fatura uygulaması kapsamında 1/4/2014 tarihinden önceki dönemlerde e-Fatura uygulamasına girmesi zorunlu olmayıp bu tarihten önce uygulamaya başlayan mükellefler bu tarihe kadar e-Fatura ile matbu faturayı birlikte kullanabilirler. Ancak bu mükellefler bir mal veya hizmet teslimi için e-Fatura düzenlemişse matbu fatura düzenlemeyecektir. Matbu fatura düzenlenmiş olması halinde ise e-fatura düzenlenmemiş olmalıdır. Bu tarihten önceki dönemlerde e-Fatura yerine  düzenlenen matbu faturalar VUK hükümlerine göre tevsik edici belge olarak kabul edilir.

e-Fatura Uygulamasına ilk defa giren mükellefler için 7 günlük sürenin hesabında giriş tarihi dikkate alınır ve ilk 7 günlük süre zarfında kayıtlı kullanıcılar ile arasındaki faturalaşmada e-Fatura zorunluluğu aranmaz. Bir başka ifade ile bu süre içinde matbu fatura düzenleyebilirler ve söz konusu faturalar 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre tevsik edici belge olarak kabul edilecektir. (Örn: 1/1/2016 tarihinde e-Fatura uygulamasına geçen bir mükellef için e-Fatura düzenleme zorunluluğu 9/1/2016 tarihinde başlamaktadır . Söz konusu tarihler (1/1/2016-9/1/2016) arasında e-Fatura yerine matbu fatura düzenlenebilir ve alınabilir.)

e-Fatura              uygulamasına    muhtelif              tarihlerde           giriş        çıkış       yaptığı  tespit    edilen mükelleflerde ise; çıkış – giriş tarihleri arasında;

c.a- 7 günden az süre olması halinde, 7 günlük sürenin tespitinde önceki giriş tarihi esas alınır ve 7 günlük süre o tarih itibariyle işletilir. (Örn: Mükellef uygulamaya 1/1/2016 tarihinde girmiş, daha sonra 4/1/2016 tarihinde çıkmış ve 10/1/2016 tarihinde tekrar girmiş ise mükellefe tanınan 7 günlük süre 1/1/2016 tarihinden itibaren işletilir, ikinci giriş tarihi olan 10/1/2016 tarihi itibarıyla tekrar 7 günlük bir hak verilmez. Bununla birlikte mükellefin e-Fatura uygulamasında olmadığı 4-10/1/2016 tarihleri arasında e-Fatura düzenlemesi beklenemez.)

c.b- 7 günden çok süre olması halinde, 7 günlük sürenin tespitinde son giriş tarihi esas alınır ve 7 günlük süre o tarih itibariyle işletilir. (Örn: Mükellef uygulamaya 1/1/2016 tarihinde girmiş, daha sonra 4/1/2016 tarihinde çıkmış ve 1/2/2016 tarihinde tekrar girmiş ise mükellefe tanınan 7 günlük süre önce 1/1/2016-4/1/2016 tarihleri arasında işletilecek, 1/2/2016 tarihinden itibaren ise tekrar işletilecektir. Bununla birlikte mükellefin 4/1/2016- 1/2/2016 tarihleri arasında e-Fatura düzenlemesi beklenemez.)

 

E-faturaya kayıtlı olan bir mükellefin e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinden çıkarılması halinde  bu tarihten itibaren  ( çıkarıldığı gün de dahil olmak üzere) e-fatura kesmesi ve  alması beklenmez. (örneğin e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde bulunan bir mükellef 6/1/2016 tarihinde bu listeden çıkarıldı ise 6/1/2016 tarihinde başka bir e-fatura kayıtlı kullanıcısı tarafından kendisine e-fatura düzenlenmesi ya da kendisinin e-Fatura düzenlemesi beklenmez.)